تحدّث أ.عبدالله الروقي مستشار التميّز المؤسسي والابتكار خلال ورشته التدريبية التي قدمها في فعالية يوم الإجراءات 2023 عن أداة سياق الإجراء العام، وهي أداة تم تطويرها للعصف الذهني بهدف جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات التي لها تأثير على مشروع توثيق، تحسين، أو حوكمة الإجراء. الأداة مستلهمة من (أداة مخطط الإجراء العام سايبوك SIPOC) و(أداة نطاق الإجراء IGOE).
يوم الإجراءات هو حدث سنوي يهدف الى إثراء المعرفة في مجال إدارة إجراءات العمل وتسليط الضوء على المواضيع المتخصصة والمستجدات في المجال الإداري كما يتيح فرصة لتعزيز العلاقات ومشاركة الخبرات بين قادة المجال في القطاعين الحكومي والخاص.
أسئلة المشاركين وإجابات المتحدث
1- هل يتم تطبيق الاجراءات في المنتجات التقنية ام يكتفي بعكس المتطلبات؟
بالتأكيد يتم التطبيق على المنتجات التقنية، فالمنتج التقني عباره عن مُمكن لتنفيذ الإجراءات، ولكن بطرق تقنية ومحسنة.
برأيي ان يتم توثيق الأجراء بالنظر إلى القيمة المقدمة وان يدعم ذلك الإجراء بالتقنية المستخدمة.
لكن عليك الانتباه ان الإجراءات التي تعمل عليها بالمنتج هي من ضمن صلاحياتك.
2- ماهي النصيحة والطرق العملية في حال وددت كمحلل اعمال المبادرة بشكل شخصي في توثيق وتحسين اجراءات العمل في منتج تقني؟
استكشاف الإجراء المراد عمله من خلال قراءة تقارير الأداء، وانطباعات العملاء، ومصفوفة الصلاحيات، وأن تمثل انك مستخدم لذلك المنتج التقني وتمارس أنشطة المستخدم.
3- كيف يمكنني أن أكتشف أني قمت بتحديد نطاق الإجراء بشكل خاطئ؟
-
- في حال تجاوزت نطاق الإجراء وبدأت بالعمل على إجراء اخر.
- في حال تمت دعوت أطراف لا علاقه لها بالإجراء.
- في حال اكتشفت انك لا تعرف ماهي القيمة المقدمة من الإجراء وكيف تتم بشكل عام.
لذلك انصحك بعمل قائمة للتحقق وان تستخدم نموذج نطاق الإجراء كمرجع لمراجعة وتحليل فهمك اتجاه الإجراء المستهدف.
4- هل ممكن أن تذكر لنا أبرز الأبعاد التي لا يجب أن نستغني عنها لتحديد نطاق الإجراء؟
- الإجراءات السابقة واللاحقة.
- المدخلات والمخرجات.
- الموردون والعملاء.
- الأنظمة والتشريعات.
- الأنظمة التقنية المستخدمة بالإجراء.
- توقعات العملاء وأصحاب المصلحة.
من خلال فهم الأبعاد السابقة يمكنك أن تفهم سياق الإجراء ومن خلاله تحديد متى يبدى الإجراء ومتى ينتهي وما بينهما هو نطاق الإجراء.