تحدث أ.عبداللطيف المقيط مدير ادارة الحوكمة وإجراءات الأعمال في هيئة الاتصالات والفضاء والتقنية و أ.مشاري الصالح قائد فريق تطوير الاجراءات في فعالية يوم الإجراءات 2023 عن الدروس المستفادة من تطبيق إدارة إجراءات العمل مع أهم المبادرات وقصص النجاح في الهيئة.
يوم الإجراءات هو حدث سنوي يهدف الى إثراء المعرفة في مجال إدارة إجراءات العمل وتسليط الضوء على المواضيع المتخصصة والمستجدات في المجال الإداري كما يتيح فرصة لتعزيز العلاقات ومشاركة الخبرات بين قادة المجال في القطاعين الحكومي والخاص.
أسئلة المشاركين وإجابات المتحدث
1- ما هي الأدوات والآليات لضمان تطبيق إجراءات العمل بفاعلية والتأكد من التزام الموظفين بها وتطبيقها في المؤسسة؟
-
- نشر ثقافة الالتزام عن طريق التدريب والتوعية بأهمية الالتزام بالإجراءات والأثر المترتب على عدم الالتزام على صعيد المنظمة وعلى الصعيد الشخصي
- التدريب على الأداء والتنفيذ للإجراءات بالشكل السليم
- مشاركة الأعمال في تصميم وتطوير الإجراءات ووضع مؤشرات الأداء المناسبة
- المتابعة المستمرة لأداء الإجراءات عن طريق تقارير مؤشرات الأداء من الأنظمة
- العمل مع قطاعات الأعمال لاتخاذ الخطوات التصحيحية المناسبة في حالات ضعف أداء الإجراءات أو حالات عدم الالتزام
2- هل تم استخدام أحد أدوات بناء البنية المؤسسية مثل Mega Hopex ؟ وكيف استفدتم من تطبيقها؟
نعم، تستخدم الهيئة نظام Mega Hopex واستفادت منه في المجالات التالية:
- حصر وتوثيق جميع بيانات البنية المؤسسية في جميع المجالات (الاعمال، البيانات، التطبيقات، التقنية)
- مركزية البيانات والذي يمكنها من تحليل البيانات واستخدامها لاتخاذ القرار
- تساعدنا في التخطيط الاستراتيجي وتحليل القرارات المستقبلية على الهياكل والتصاميم المعمارية
- تساعدنا على مراقبة الامتثال للمعايير ومتطلبات البنية المؤسسية وإدارة المخاطر
- توفر أدوات لتحسين عمليات الاعمال الحالية وتطوير التصور المستقبلي
- تساعد في التوجيه الاستراتيجي مع ضمان أهداف البنية المؤسسية من خلال تتبع الأداء ومراقبته
3- ما هي ابرز التحديات من ناحية إدارة إجراءات العمل التي واجهتها الهيئة عند توسع نطاقها واستحداث إدارات جديدة؟
ابرز التحديات:
- قياس أثر التوسع على الهيكلية والنموذج التشغيلي وسلاسل القيمة والإجراءات الحالية
- فهم طبيعة عمل الإدارات الجديدة والخدمات التي تقدمها من أجل تحديد النطاق والعدد الأمثل للإجراءات
- التغيير في المهام والمسؤوليات وضمان عدم تكرر أو تعارض المهام فيما بينها
- الموائمة بين المهام والمسؤوليات وبين الإجراءات الحالية
- تحديث الهيكلية والإجراءات الحالية بناء على التوسع والتغييرات الطارئة
- ربط الإجراءات الجديدة بهيكلية الإجراءات وسلاسل القيمة